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Responsable de la protection des renseignements

MC Sport est une entreprise de Sherbrooke, au Québec. Nous faisons de l’animation sportive, du chronométrage électronique et nous offrons une plateforme d’inscription en ligne aux organisateurs d’événements, à l’adresse mcsportedge.com. Dans cette page, « nous » désigne MC Sport.

La loi québécoise nous oblige à nommer une personne responsable de la protection de vos renseignements. Chez nous, c’est :

Vous pouvez lui écrire pour toute question sur vos renseignements personnels.

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Renseignements que nous recueillons

Nous recueillons seulement ce dont nous avons besoin pour rendre nos services. Selon l’événement et votre façon de nous joindre, cela peut comprendre :

Renseignements d’inscription

• Nom, prénom et date de naissance
• Adresse courriel et numéro de téléphone
• Adresse postale (lorsque requise par l’organisateur)
• Sexe ou catégorie de compétition
• Club, équipe ou affiliation sportive
• Numéro de membre et statut d’une fédération (par exemple la FQSC), le cas échéant
• Contact d’urgence

Renseignements de paiement

Vos paiements passent par Stripe, notre fournisseur de paiement. MC Sport ne conserve pas vos numéros de carte complets sur ses serveurs. Nous recevons une confirmation de transaction et les renseignements de facturation dont nous avons besoin pour la comptabilité.

Renseignements de compétition et de résultats

• Numéro de dossard ou de plaque
• Temps, classements et résultats de course
• Catégorie et nationalité (aux fins d’affichage des résultats)

Les résultats sportifs sont par nature publics. Ils sont affichés sur place, publiés en ligne et peuvent être repris sur les réseaux sociaux.

Renseignements techniques

• Adresse IP, enregistrée automatiquement quand vous visitez le site d’inscription
• Témoins de connexion (cookies) essentiels au bon fonctionnement de la plateforme, par exemple pour garder votre session active pendant une inscription

Nous n’utilisons pas de cookies à des fins de publicité ni de suivi.

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Pourquoi nous recueillons ces renseignements

Chaque renseignement sert à une raison précise :

• Traiter et confirmer votre inscription
• Encaisser et gérer les paiements ainsi que les remboursements
• Produire les listes de départ, attribuer les dossards et publier les résultats
• Vérifier votre statut de membre auprès d’une fédération quand l’événement l’exige
• Vous écrire au sujet de l’événement (rappels, changements, résultats)
• Joindre votre contact d’urgence au besoin et respecter les règlements de l’organisateur
• Remplir nos obligations légales, comptables et fiscales

Nous n’utilisons pas vos renseignements pour autre chose sans vous le demander d’abord.

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Consentement

Quand vous vous inscrivez sur notre plateforme, vous acceptez que nous recueillions et utilisions vos renseignements pour les raisons expliquées ici.

Vous pouvez retirer votre accord en tout temps en nous écrivant. Nous devrons toutefois garder certains renseignements que la loi ou nos obligations nous imposent de conserver. À noter que retirer votre accord peut vous empêcher de participer à un événement.

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Partage avec des tiers

Nous ne vendons jamais vos renseignements personnels. Nous les partageons seulement dans ces cas :

Organisateurs d’événements

Souvent, MC Sport s’occupe de la technique pour le compte d’un organisateur (club, fédération ou promoteur). Nous transmettons alors les renseignements d’inscription nécessaires à l’organisateur de votre événement. Cet organisateur devient responsable de ces renseignements pour ses propres besoins.

Fournisseurs de services

• Stripe pour le traitement des paiements
• Notre hébergeur web pour faire fonctionner la plateforme d’inscription
• Notre service d’envoi de courriels pour les confirmations et les communications
• Les fédérations sportives (par exemple la FQSC) pour vérifier votre statut de membre quand c’est requis

Ces fournisseurs sont tenus à la confidentialité. Ils ne peuvent utiliser vos renseignements que pour le service qu’ils nous rendent.

Obligations légales

Nous pouvons devoir communiquer des renseignements quand la loi l’exige ou à la demande valide d’une autorité.

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Hébergement et transferts hors Québec

Certains de nos fournisseurs, dont Stripe, peuvent conserver ou traiter des renseignements à l’extérieur du Québec, par exemple aux États-Unis.

Avant d’envoyer des renseignements hors Québec, nous vérifions qu’ils y seront bien protégés. C’est une évaluation que la Loi 25 nous demande de faire.

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Renseignements concernant les mineurs

Pour un mineur, nous ne recueillons que le strict nécessaire : nom, date de naissance, catégorie et contact d’urgence. Le parent ou le tuteur peut exercer tous les droits décrits à la section « Vos droits » au nom de l’enfant.

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Durée de conservation

Nous gardons vos renseignements le temps nécessaire, puis le temps que la loi nous impose :

• Inscription et contact d’urgence jusqu’à la fin de l’événement et de la période où des réclamations peuvent survenir.
• Comptabilité et facturation pour la durée exigée par les lois fiscales, en général six ans.
• Résultats de compétition gardés comme archives sportives, puisqu’ils sont de nature publique.

Quand nous n’en avons plus besoin, nous détruisons ou anonymisons ces renseignements de façon sécuritaire.

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Mesures de sécurité

Nous protégeons vos renseignements avec des mesures adaptées à leur sensibilité :

• Chiffrement des échanges (HTTPS/TLS)
• Paiements traités par Stripe, certifié PCI-DSS
• Accès limité aux seules personnes qui en ont besoin
• Mots de passe et authentification pour les comptes d’organisateurs et de personnel

Aucun système n’est parfait. Nous ne pouvons pas promettre une sécurité absolue, mais nous réagissons vite si un problème survient.

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Vos droits

La loi québécoise vous donne plusieurs droits sur vos renseignements :

• Accès pour obtenir une copie des renseignements que nous avons sur vous.
• Rectification pour faire corriger une information inexacte ou incomplète.
• Retrait de votre accord pour une utilisation future de vos renseignements.
• Portabilité pour recevoir, dans un format courant, les renseignements informatisés que vous nous avez fournis.
• Désindexation pour limiter la diffusion de certains renseignements, dans les cas prévus par la loi.

Pour exercer un de ces droits, écrivez à notre responsable (voir « Nous joindre »). Nous répondons en 30 jours ou moins. Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte à la Commission d’accès à l’information du Québec.

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Incident de confidentialité

Un incident, c’est par exemple un accès non autorisé, une perte ou une fuite de renseignements. S’il présente un risque sérieux pour vous, voici ce que nous faisons :

• nous agissons rapidement pour limiter les dégâts et éviter que ça se reproduise ;
• nous avisons sans tarder la Commission d’accès à l’information ainsi que les personnes touchées ;
• nous notons l’incident dans un registre prévu à cet effet.

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Modifications de la politique

Nous pouvons modifier cette politique si nos pratiques ou la loi changent. La version qui compte est toujours celle affichée ici, avec sa date de mise à jour. N’hésitez pas à y revenir de temps en temps.